כללים בדבר סיוע לעובד בהתנהלות מול המוסד לביטוח לאומי בכל הנוגע לעבודתו ברשות בהווה או בעבר.

1. כללי
   1. ישנם כמה  מקרים שבהם זכאי העובד לתשלום מהמוסד לביטוח לאומי . כדי לקבל  התשלום יש למלא טפסים ולצרף מסמכים רלוונטיים.
2. הגדרות
   1. קצבה לשמירת היריון – קצבה המשולמת לעובדת על ידי המוסד לביטוח לאומי ומטרתה לפצות את העובדת על אובדן שכרה בזמן שמירת ההיריון, זאת בכפוף לכללי המוסד לביטוח לאומי (ראו “נוהל היעדרות בשל היריון, חופשת לידה או הורות”).
   2. חופשת לידה  (להלן – חל”ד) – חופשה בתשלום מהביטוח הלאומי המגיעה ליולדת  לאחר לידה (או עד 7 שבועות טרם הלידה לפי בחירת העובדת) או לבעלה.
   3. פגיעה בעבודה – תאונת עבודה (תאונה שאירעה בעבודה או כתוצאה מהעבודה, כולל  תאונה בדרך לעבודה וממנה) או מחלת מקצוע (מחלה שהעובד חלה בה עקב עבודתו, לפי רשימת מחלות שנקבעה בתקנות המוסד לביטוח לאומי), על פי כללי המוסד לביטוח לאומי והחלטתו.
   4. גמלה – תשלום או קצבה המועברים לעובד על ידי המדינה (באמצעות המוסד לביטוח לאומי), אם הוא זכאי לכך על פי חוק.
3. מתן טופס חופשת לידה
   1. עובדת יולדת  צריכה  להעביר אישור לידה למשאבי אנוש (טופס 09) לצורך טיפול בדמי הלידה שלה.
   2. לאחר קבלת  האישור, יעודכנו במשאבי אנוש פרטי היולדת ותאריך הלידה לצורך רישום מועדי החל”ד ועדכון מערכות הנוכחות והשכר.
   3. מילוי טופס התביעה לתשלום דמי לידה ליולדת (ב”ל/233), יתבצע על ידי  משאבי אנוש ו/או יחידת השכר.
   4. התביעה תוגש על ידי העובדת או על ידי הרשות, לפי בחירת העובדת.
4. מתן טופס בגין מילואים
   1. המשרת בשירות מילואים ימציא אישור  רשמי מהצבא על כך  לצורך עדכון ימי המילואים בתוכנת הנוכחות.
   2. עדכון ותשלום יבוצעו על ידי יחידת השכר באמצעות טופס 121.
   3. המסמכים יתועדו בתיק האישי של העובד.
   4. יחידת השכר תתנהל מול המוסד לביטוח לאומי לצור ך קבלת שיפוי בגין ימי המילואים.
   5. משאבי אנוש ו/או העובד יבדקו את הסכום שהועבר לרשות מהמוסד לביטוח לאומי מול הסכום ששולם לעובד בפועל,  אם העובד זכאי להפרשי תשלום, אזי יש לעבור  לנוהל “טיפול בהפרשי תשלום בגין תקופת גמלה מהביטוח הלאומי”
   6. עובד שעבד  ביום המילואים וביצע מילואים מעבר לשעות העבודה, או בימי מנוחה שבועית או בחופשה יהיה זכאי הן לשכר העבודה הרגיל והן לתגמולי המילואים.
5. טיפול בזכאות בגין תאונת עבודה
   1. כאשר מתקבלת הודעה על תאונת עבודה, באחריות מנהלו הישיר של העובד לברר  פרטים  על  אודות התאונה, ובאישור משאבי אנוש למלא  טופס 139  של הביטוח הלאומי: “בקשה למתן טיפול רפואי לנפגע בעבודה”. יש למלא הטופס בשלושה עו תקים: ל קופ”ח, למוסד לביטוח לאומי ול תיק האישי של העובד.
   2. במקרה של פינוי מיי די של מד”א, או במקרה שבו אי רעה התאונה במקום  שאינו קרוב  למקום  העבודה, יועבר בהמשך הטופס ל מילוי של גורמים רלוונטיים.
   3. באחריות העובד או בא כוחו להמציא אישורי מחלה (לנפגע בעבודה) על תקופת  ההיעדרות ו”תעודה ראשונית לנפגע בעבודה” מקופ”ח ש בה הוא חבר.
   4. באחריות משאבי אנוש למלא טופס בל/111  “תביעה לתשלום דמי פגיעה והודעה על פגיעה בעבודה”. כל עוד אין חתימת עובד או אפוטרופוס  או מיופה כוח רשמי  על  הטופס, אין אפשרות להמשיך בתהליך.
   5. הטופס  צריך  להיות החתום על ידי  יחידת השכר ולאחר מכן יישלחו  עותקים  לעובד כדי  שימסור  העותק  לקופ”ח שבה הוא מבוטח, למוסד לביטוח לאומי, היחידה לנפגעי עבודה ולתיעוד בתיק האישי של העובד.
   6. אם  הביטוח הלאומי לא הכיר  בפגיעה כתאונת עבודה, יחושבו ימי ההיעדרות כימי מחלה.
   7. אם  הביטוח הלאומי הכיר בפגיעה כתאונת עבודה, יש לפעול כמפורט להלן:
      • העובד החסיר פחות מ-11 יום – ימי ההיעדרות יוגדרו כימי תאונת עבודה במקום ימי מחלה, והרשות תשלם לעובד עבור ימים אלה.
      • העובד החסיר יותר מ-11 יום – ימי ההיעדרות יוגדרו כתאונת עבודה, והמוסד לביטוח לאומי ישלם עבור ימים אלה.
   8. הרשות תבדוק את הסכום שהועבר אליה מהמוסד לביטוח לאומי  מול הסכום ששולם לעובד בפועל, ו אם העובד זכאי להפרשי תשלום  יש לפעול לפי  נוהל ” טיפול בהפרשי תשלום בגין תקופת גמלה מהביטוח הלאומי”
6. טיפול לצורך קצבת זקנה
   1. באחריות עובד אשר פרש לגמלאות ונדרש לקצבת זקנה לפנות למוסד לביטוח לאומי באמצעות טופס בל/259.
   2. עובד הזקוק לסיוע טכני במילוי הטופס יוכל להיעזר במשאבי אנוש ברשות.
   3. עובד שאיננו ממשיך לעבוד, יש לציין בטופס שלו את תאריך סיום עבודה.
   4. עובד ש ממשיך לעבוד באחוז משרה כלשהו,  יש לציין בטופס שלו את  עובדת המשך  עבודתו, והטופס יועבר ליחידת השכר להשלמת גובה השכר שיקבל וצירוף אישור מעביד  או תלוש שכר.
   5. השבת הטופס ושאר המסמכים על פי צורך  לעובד (לאחר תיעוד בתיק האישי שלו.)
7. טיפול בהפרשי תשלום בגין תקופת הגמלה מהביטוח הלאומי
   1. הטיפול בהפרשי תשלום  מתייחס למצבים ש בהם הרשות משלמת משכורת שוטפת בזמן הגמלה לעובד ומקבלת החזר מהמוס לביטוח לאומי.
   2. טופס הגמלה מהביטוח הלאומי ייבדק על ידי  העובד או  על ידי  נציג  הרשות.
   3. אם נראה שהעובד זכאי להפרשי תשלום מהרשות בגין תקופת הגמלה,  ייבדק הסכום  שהועבר לרשות מהמוסד לביטוח לאומי מול הסכום ששולם לעובד.
   4. אם  העובד זכאי להפרשי תשלום, תועבר הודעה לשכר (טופס 122) וצירוף הטופס מהמוסד לביטוח לאומי.
   5. הודעה לעובד על זכאותו או אי-זכאותו, אם העובד יזם את הפנייה או הבדיקה.
   6. יש לתעד  את המסמכים בתיק האישי של העובד.
8. טיפול לצורך דמי אבטלה
   1. עובד ש סיים  את עבודתו ברשות ובי קש אישור לצורך תביעה לקבלת דמי אבטלה, ימלא  את  עמוד 3 בטופס התביעה (בל/1399) – סיבת סיום עבודה, ימים ושעות עבודה בשבוע.
   2. המסמכים יתועדו בתיק האישי של העובד ויועברו  ליחידת השכר לצורך השלמת נתוני שכר.
   3. השבת הטופס לעובד לשעבר להמשך טיפולו מול המוסד לביטוח לאומי.
   4. המוסד לביטוח לאומי מכיר בזכאות לדמי אבטלה במקרים מסוימים של חופשה ללא  תשלום. על כן, אם  תקופת העבודה כוללת חופשה ללא תשלום במשך 29 יום ויותר, ביזמת הרשות, יצייד אגף משאבי אנוש את העובד באישור בדבר החל”ת, יוזמת החל”ת, תאריכי החל”ת  ויתרת ימי החופש ככל שקיימים (יש  לציין  אם  העובד מיצה  את  יתרות ימי החופש שלו,  טופס 111.)