מסמך בנושא היבטי פרטיות במעקב אחר עובדים ועובדות בעבודה מרחוק

הרשות להגנת הפרטיות מפרסמת מסמך הסוקר באופן מקיף את נושא המעקב אחר העבודה מרחוק, את הסיכונים המרכזיים לפרטיות במעקב שכזה, וכן את הוראות הדין הרלוונטיות.

בשנים האחרונות עברו ארגונים רבים למתכונת מלאה או חלקית של עבודה מרחוק. כתוצאה מכך חלה עלייה בשימוש ארגונים באמצעים טכנולוגיים למעקב אחר עובדיהם המבצעים את עבודתם מחוץ למקום העבודה.

במובחן ממעקב אחר עובדים במקום העבודה, מעקב במתכונת של עבודה מרחוק מתקיים, על-פי רוב, בביתו של אדם, קרי במרחב הפרטי והאינטימי ביותר שלו. מעקב שכזה "מכניס" את המעסיק לביתו של העובד, ומשכך מציב אתגר ממשי בכל הנוגע להגנה על פרטיותם של העובדים ובני ביתם ומשפחתם, לרבות קטינים.

הסיכונים לפרטיות במסגרת שימוש באמצעים טכנולוגיים למעקב בעבודה מרחוק הם רבים ומגוונים. סיכונים אלו כוללים איסוף מידע ללא הסכמת העובד; משטור ופגיעה בתחושת השליטה של העובד על פרטיותו; איסוף וחשיפה של מידע רגיש ועודף; דלף מידע; ושימוש לרעה במידע אישי. 

במסמך זה סוקרת הרשות להגנת הפרטיות לראשונה באופן מקיף את נושא המעקב אחר עובדים בעבודה מרחוק, את הסיכונים המרכזיים לפרטיות במעקב שכזה, וכן את הוראות הדין הרלוונטיות. על יסוד כל האמור מציגה הרשות את עמדתה המשפטית והמקצועית בנושא, ואת הנחיותיה והמלצותיה למעסיקים.

להלן עיקרי עמדת הרשות:

• ככלל, דיני הגנת הפרטיות מאפשרים למעסיקים, תחת מגבלות, להשתמש באמצעים טכנולוגיים למעקב אחר עובדים בעת עבודה מרחוק. 
• עם זאת, שימוש כאמור חייב להיעשות באופן סביר ומידתי, לצורך מטרה לגיטימית, וכן להיות בעל זיקה לאינטרסים הלגיטימיים של מקום העבודה. כמו כן, שימוש באמצעי מעקב צריך להיעשות תוך יידוע העובדים וקבלת הסכמתם לכך, ותוך הקפדה על כללי אבטחת המידע ועיקרון צמידות המטרה.
• בכל הנוגע לאמצעי מעקב שפגיעתם בפרטיות עשויה להיות גבוהה במיוחד (המפורטים בסעיף 9 למסמך) – שימוש באמצעים אלו עלול להביא לפגיעה חמורה בפרטיות, ועל כן הוא יכול להיעשות רק במקרים חריגים בהם קיימת תכלית מקצועית ספציפית המצדיקה זאת, ובכפוף לעמידה בדרישת המידתיות. כלל זה נכון ביתר שאת ביחס לשימוש בכל אמצעי לצילום העובד בסביבתו הביתית ולהאזנה לו. 
• אמצעי מעקב שנבחר על-ידי מעסיק חייב להיות תואם לתכלית המעקב, וככלל אין לעשות שימוש במידע שנאסף לשם מטרה אחת, לצורכי מטרה אחרת. כמו כן, על מעסיקים לבחור את האמצעי שיישומו יפגע בפרטיות העובדים במידה הפחותה ביותר האפשרית, מבין החלופות הרלוונטיות האפשריות.
• על מעסיק השוקל להשתמש באמצעים טכנולוגיים למעקב אחר עובדים בביתם להתחשב במידת הפגיעה בפרטיות העובדים ובני ביתם ומשפחתם. כמו כן, על המעסיק לפעול לכך שמידע אשר נאסף באופן אגבי על אודות בני ביתו של העובד (ואנשים אחרים שאינם רלוונטיים) לא יישמר במאגרי המידע שלו.
• לאור החשש לזליגת המעקב למרחב הפרטי-אנושי של העובד מחוץ לשעות העבודה, על מעסיק להימנע מלהשתמש באמצעי מעקב מעבר לשעות בהן מעמיד עצמו העובד לרשות המעסיק. 
• על מעסיקים ליידע את עובדיהם על כך שהם עושים שימוש באמצעים טכנולוגיים למעקב אחר התנהלותם בעת עבודה מרחוק. יידוע זה צריך לכלול גם את המטרה שלשמה נעשה המעקב. בכל הנוגע לאמצעי מעקב שפגיעתם בפרטיות עובדים היא גבוהה במיוחד – מעסיקים אינם יכולים להסתפק ביידוע כללי, ועליהם לפרט בפני העובדים, בכתב ובשקיפות מלאה, על אופן ביצוע המעקב והשימוש במידע.
• הסכמת העובד היא קריטית. לכן, במצב בו לא ניתנה הסכמה של העובד, במפורש או מכללא, לכך שמידע אישי על אודותיו ייאסף לצרכי מעקב על עבודתו מרחוק, על מעסיקו להימנע מלאסוף עליו מידע אישי. עם זאת, בנסיבות בהן שימוש באמצעי מעקב מרחוק נעשה בהתאם לדרישות המידתיות והלגיטימיות המפורטות במסמך, רשאי מעסיק לדרוש מעובד כי ייתן הסכמתו לאיסוף המידע על אודותיו, וסירוב העובד לבקשה זו עלול להיות בעל השלכות מבחינת יחסי העבודה בין הצדדים. 
• הסכמת העובד אינה יכולה 'להכשיר' שימוש בלתי מידתי באמצעי מעקב, או מעקב הנעשה למטרה שאינה מוגדרת, לגיטימית, ובעלת זיקה לאינטרסים הלגיטימיים של מקום העבודה. 
• על פי עיקרון צמצום המידע העודף, על מעסיקים להימנע, ככל הניתן, מאיסוף ושמירה של מידע על אודות עובדים שאינו הכרחי למטרת המעקב, או למטרת המאגר בו מידע זה נשמר. מעסיקים מחויבים לבחון, לפחות אחת לשנה, האם קיים צורך בהמשך שמירת מידע שכזה.
• מעסיקים רשאים לשמור מידע אישי על אודות עובדיהם הנאסף במסגרת מעקב אחריהם, אך ורק לתקופה התואמת את מטרת איסוף המידע ומטרת המאגר בו שמור המידע.