ניהול פנקס שכר

מבוא

• מעסיק חייב לנהל פנקס שכר המכיל את הפרטים שמפורטים בהמשך
• בפועל מתנהל כיום פנקס השכר במערכת השכר
• הרישום בפנקס השכר יעשה לא יאוחר מהיום התשיעי שלאחר המועד לתשלום שכר העבודה
• חובה זו היא בנוסף לחובתו של המעסיק למסור לעובד תלוש שכר מפורט, הכולל את כל הפרטים המצוינים בחוק
• למידע נוסף ראו חוק הגנת השכר, תשי"ח-1958

סעיף 24 לחוק הגנת השכר

סעיף 24 לחוק הגנת השכר, מחייב מעסיק לנהל פנקס שכר, המרכז את את שכר העבודה המגיע לעובדים ופרטי השכר ששולם להם.

• פנקס השכר צריך לכלול את הפרטים המפורטים בהמשך. (המעסיק חייב לפרט את אותם פרטים גם בתלוש השכר)
• הרישום בפנקס השכר צריך להיעשות עד ל-9 בחודש שלאחר החודש שבעדו ניתן השכר.
• מעסיקים שיפרו הוראות אלו עלולים להיות חשופים לתביעה אזרחית של העובד בבית הדין לעבודה.
• בפועל מתנהל כיום פנקס השכר במערכת השכר שבה משתמש המעסיק לחישוב ותשלום השכר.
• החובה לנהל פנקס שכר היא בנוסף לחובתו למסור לכל עובד תלוש שכר עבור כל חודש עבודה.

הפרטים שצרכים להיות כלולים בפנקס השכר

פנקס השכר צריך לכלול את הפרטים הבאים:

• שם פרטי, שם משפחה ומספר תעודת הזהות של העובד.
• שם המעסיק, מספר הזיהוי שלו או מספר התאגיד, וכתובת מקום העבודה או העסק.
• ותק העובד, כולל תאריך תחילת ההעסקה, ובמקרה של חילופי מעסיקים – ותק מצטבר.
• פירוט תקופת העבודה שבעבורה משולם השכר, כולל שעות וימי העבודה בהן עבד העובד. אם מדובר בעובד שלא חל עליו חוק שעות עבודה ומנוחה, יש לציין זאת.
• מספר ימי החופשה וימי המחלה שנוצלו באותו חודש ומספר הימים שנותרו.
• שכרו הרגיל של העובד, השכר בגין שעות נוספות ומספר השעות הנוספות.
• פירוט דמי הבראה, דמי מחלה ודמי חופשה ששולמו לעובד. יש לציין את סוג התשלום (הבראה, חופשה או מחלה), את מספר יחידות התשלום (מספר ימי הבראה, מספר ימי חופשה או מספר ימי המחלה, שעבורם משולם התשלום) ואת גובה התשלום הסופי.
• תוספות אחרות ששולמו לעובד.
• פירוט החזר הוצאות נסיעה.
• היקף העבודה:
  • • עובדים לפי שעה/יום: מספר השעות/ימים בהם עבד העובד, והשכר ששולם לו לפי שעה/יום.
    • עובדים חודשיים: היקף המשרה.
    • עובדים בקבלנות: פירוט אופן חישוב השכר.
• סך השכר החייב במס הכנסה.
• אם יש תשלומים עבור הפרשי שכר (תשלומים המתייחסים לתקופה מוקדמת יותר מהתקופה שאליה מתייחס הרישום הנוכחי בפנקס השכר), יש לציין את התקופה עבורה הם ניתנים. לדוגמה: אם במסגרת השכר של חודש אוקטובר משולמות לעובד הוצאות נסיעה עבור נסיעות שביצע במהלך חודש ספטמבר, יצוינו הוצאות אלה תחת סעיף "הפרשי שכר".
• ניכויים מהשכר, כגון: מס הכנסה, דמי ביטוח לאומי, דמי ביטוח בריאות, ניכוי לביטוח פנסיוני או לקופת גמל (יש לציין מה הקופה שאליה הניכוי מיועד), וכל ניכוי אחר. לגבי כל ניכוי יש לפרט מה סוגו ומה סכומו.
• אופן תשלום השכר. אם השכר משולם שלא במישרין, יש לציין את הגורם שבאמצעותו משולם השכר. אם התשלום נעשה באמצעות חשבון בנק, כולל חברת הדואר, יש לציין את מספר החשבון ופרטי הבנק.
• יש לציין מה שכר המינימום לחודש ומה שכר המינימום לשעה בתקופת התשלום. אם עוד לא מלאו לעובד 18 שנים, יש לציין בפנקס השכר את שכר המינימום בהתאם לגילו.