כללים בדבר פתיחת קרן פנסיה, קרן השתלמות וקופת גמל (להלן – קפ"ג), לעובדים חדשים או לעובדים המעוניינים בשינוי או בהחלפת אחת הקרנות או קפ"ג.

1. כללי
   1. על פי חוק ועל פי הסכמי השכר כל עובד זכאי להפרשות לקרנות פנסיה, לקרנות השתלמות ולקפ"ג. כדי לאפשר זאת צריך שלעובד יהיה חשבון עמית בקרנות ובקופות המתאימות.
2. הגדרות
   1. קרן פנסיה – קופה המנהלת את כספי העובד ואת ההפרשות החודשיות אליה עד לפרישת העובד לגמלאות. לאחר הפרישה תועבר מקרן זו קצבה חודשית עבור המבוטח בה וכן במקרה של נכות ופנסיית שארים אם העובד נפטר.
   2. קרן השתלמות – קופת חיסכון שנועדה לשמש את העובדים למימון השתלמויות כגון כנסים מקצועיים ולימודי המשך לאחר שנת עבודה אחת (למעט עובדי הוראה שאליהם נוהל זה אינו מתייחס). כיום קרן השתלמות משמשת גם כאפיק חיסכון שלא לטווח ארוך הנותן פטור ממס.
   3. קופת גמל בנוהל זה – שם כולל לקופות שאליהן קיימת הפרשה על פי ההסכמים הקיבוציים החלים ברשות, כגון עבודה נוספת ותשלומים אחרים שאינם פנסיוניים.
   4. קופת/קרן ברירת מחדל – בכפוף להוראות החוק, בהיעדר בחירת העובד, נפתחת עבורו קופה המשמשת כברירת המחדל לעובדי אותה רשות.
   5. בעלות מעבירה – הבעלות שממנה עובר העובד העובר בהתאם להסכמי הרציפות החלים במגזר הציבורי.
   6. בעלות מקבלת – הבעלות שאליה עובר העובד העובר בהתאם להסכמי הרציפות במגזר הציבורי.
   7. עובד מן המניין – עובד שיש לו קביעות ברשות.
3. פתיחת קרן פנסיה לעובד חדש
   1. בקליטת עובד לעבודה ברשות תיבדק האפשרות לביצוע רציפות זכויות מפנסיה תקציבית אחרת.
   2. כאשר קיימת האפשרות לביצוע רציפות זכויות, יגיש העובד את הבקשה על פי "נוהל אישור רציפות זכויות – בעלות מקבלת" ותינתן הנחיה לאחראי השכר על זכאות העובד לפנסיה תקציבית.
   3. סיום התהליך יהיה בעת קבלת טופס בעלות מעבירה על שם העובד לרשות הנוכחית – הבעלות המקבלת (בעניין זה ראו נוהלי רציפות זכויות).
   4. כאשר אין אפשרות לביצוע רציפות זכויות, ימלא העובד טופס בחירת קרן פנסיה צוברת (טופס 192).
   5. הזכאות לפנסיה היא מכוח החוק. עובד אשר לא יעביר אישור הצטרפות ומספר חשבון עמית מקרן הפנסיה שבחר, ייקלט לקרן ברירת המחדל של הרשות ויקבל הודעה על כך (טופס 192). בכל שלב ניתן לעבור לקרן פנסיה לפי בחירת העובד.
   6. ניתן לאשר הפרשה לביטוח מנהלים כקרן פנסיה.
   7. יש להעביר המסמכים לאחראי השכר ולתעד בתיק האישי של העובד.
4. בחירת קרן השתלמות לעובד חדש
   1. עובד חדש הנקלט לעבודה ברשות זכאי לקרן השתלמות בתום שנה מתחילת עבודתו.
   2. עובד שלא בחר קרן השתלמות או שלא הצטרף לקרן השתלמות, לאחר שנה מיום קליטתו לעבודה ברשות, אם עדיין לא פתח קרן השתלמות, תיפתח עבורו קרן השלמות ברירת מחדל הנהוגה ברשות ותישלח אליו הודעה על כך (טופס 192).
   3. מילוי טופס הצטרפות לקרן על ידי העובד(אם בחר קרן השתלמות, ימלא גם טופס 192) ועל ידי המעביד והעברת הטפסים לקרן המתאימה לקבלת אישור ומספר חשבון עמית.
   4. אם העובד בחר קרן השתלמות שאינה מטעם האיגוד המקצועי, באחריותו לפנות לקרן, ולאחר קבלת אישור הצטרפות ומספר חשבון עמית עליו להעביר את המסמכים למשאבי אנוש.
   5. העברת הפרטים תיעשה באמצעות טופס 192 ליחידת השכר.
   6. יש לתעד את המסמכים בתיק האישי של העובד.
5. בחירת קופות גמל לעובד חדש ועדכון
   1. התשלום לקפ"ג עבור עובד אינו מחויב על פי החוק, אלא הוא פרי הסכמי שכר ומותנה במילוי טפסים. עובד חדש הנקלט לעבודה ברשות, זכאותו לקפ"ג תהיה מיום הגשת המסמכים ולא ישולמו תשלומים רטרואקטיביים.
   2. עובד אשר בחר שלא להצטרף לקפ"ג, לא תפתח עבורו ברירת מחדל.
   3. מלוי טופס בחירת קפ"ג )טופס 191 )ומילוי טופס הצטרפות לקפ"ג על ידי העובד ועל ידי המעביד והעברתם לקפ"ג המתאימה לקבלת אישור ומספר חשבון עמית.
   4. אם הקפ"ג אינן מטעם האיגוד המקצועי, באחריות העובד לפנות לקפ"ג, ולאחר קבלת אישור הצטרפות ומספר חשבון עמית עליו להעביר המסמכים למשאבי אנוש.
   5. העברת הפרטים תיעשה באמצעות טופס 192 ליחידת השכר.
   6. יש לתעד את המסמכים בתיק האישי של העובד.
6. שינוי קרנות לעובד ותיק
   1. שינוי קרנות לעובד ותיק אפשרי כאשר העובד בחר קפ"ג ומבקש להחליפה בקפ"ג אחרת, או במצב שבו בכפוף להוראות החוק, בהיעדר בחירת העובד נפתחה עבורו קפ"ג ברירת מחדל, והעובד מבקש להחליפה בהתאם לבחירתו.
   2. פניית העובד באופן עצמאי לקפ"ג שבחר כדי להביא טופסי הצטרפות ולפתוח חשבון.
   3. מילוי פרטי המעסיק בטופסי ההצטרפות שהביא העובד.
   4. קבלת אישור הצטרפות ומספר חשבון עמית.
   5. העברת הטפסים ליחידת השכר לצורך ביצוע השינוי לקרן הרלוונטית.
7. נספחים:
   1. תרשים זרימה קרנות פנסיה והשתלמות לקופת גמל (47.55 Kb)
   2. טופס 193
   3. טופס 194
   4. טופס 195